Cliëntbeheer, compliance en bewaking staan naast de portefeuilles, voor elke familie op dezelfde manier opgebouwd. Zo houdt u als adviseur meer tijd over voor persoonlijk contact, voor vooruitkijken met een familie en voor beter onderbouwd advies.
Welke familie aandacht nodig heeft, zie ik pas bij het kwartaalrapport.
Tot die tijd loopt een verdeling ongemerkt scheef. En als de familie er zelf naar vraagt, ben ik eigenlijk te laat.
Als een collega uitvalt, neem ik families over die ik niet ken.
Iedere adviseur houdt het op een eigen manier bij. Voordat ik iets zinnigs kan zeggen, zoek ik eerst uit hoe het dossier in elkaar zit.
De KYC staat in een aparte map, los van de rest.
Wie wat heeft beoordeeld, en wanneer, is achteraf lastig terug te vinden. Terwijl dat precies is wat een toezichthouder vraagt.
U ziet per cliënt wie de adviseur is, welk risicoprofiel geldt, hoe het met de KYC staat en om welk vermogen het gaat. Zo overziet u uw hele praktijk in één blik. En omdat elke familie in dezelfde opbouw staat, kan een collega een dossier overnemen zonder eerst uit te zoeken hoe het in elkaar zit. Die wissel legt u vast, met de reden erbij.
| Familie | Adviseur | Profiel | KYC | Beheerd vermogen |
|---|---|---|---|---|
| De Wit | M. Bakker | Defensief | Compleet | € 14.280.400 |
| Jonker | M. Bakker | Neutraal | Compleet | € 8.940.120 |
| Van Dijk | S. Vermeer | Offensief | In behandeling | € 22.106.750 |
| Hoekstra | S. Vermeer | Neutraal | Compleet | € 6.512.300 |
Partners zien de hele praktijk, adviseurs hun eigen cliënten, de administratie wat zij nodig heeft en een familie alleen haar eigen vermogen. Dat ligt vast in de rechten: gegevens van verschillende families mengen zich nooit, ook niet in een gedeeld rapport of een export.
| Gebruiker | Rol | Toegang tot |
|---|---|---|
| M. Bakker | Partner | Alle families |
| S. Vermeer | Adviseur | Eigen cliënten |
| Administratie | Invoer | Alleen gegevens |
| Familie Jonker | Cliënt | Eigen vermogen |
Anders belandt het in een tweede systeem dat niemand bijhoudt.
Identiteit, herkomst van het vermogen en risicoklasse in één dossier, met een logboek van wat er wanneer is vastgelegd. De compliance-taken horen bij hetzelfde dossier.
Een PEP-screening met een status en een verantwoordelijke. Achteraf ziet u wie wat heeft beoordeeld, niet alleen dát het is gebeurd.
U ziet per familie hoever de verdeling afwijkt van wat is afgesproken, en u bepaalt zelf vanaf welke afwijking dat een signaal wordt. Zo kunt u later laten zien wanneer u het zag.
U ziet bij elk cijfer wie het aanpaste, wat er eerst stond en wanneer. Precies wat een accountant of toezichthouder vraagt, zonder dat u het apart bijhoudt.
Aktes, taxaties en overeenkomsten hangen aan de post zelf. Bij een controle of een overdracht hoeft niemand door mappen te zoeken.
Een document dat niet goed verwerkt kon worden, geeft een melding. U komt er niet pas achter tijdens de rapportageronde.
Koppelingen geven alleen leesrechten. Vanuit Vestrix kan geen geld worden verplaatst en geen order worden geplaatst; dat is een eigenschap van het systeem, geen instelling die aan of uit kan. Wat Vestrix wel doet: laten zien dat een familie afwijkt van de afgesproken verdeling. Wat u de familie adviseert en wat er daarna gebeurt, blijft uw vak.
Vertel ons hoeveel families u bedient, hoe hun vermogen verdeeld is en hoe u nu rapporteert. Dan laten we zien hoe uw praktijk er in Vestrix uitziet.